MataBerita.co.id – Kerusakan pada Kartu Tanda Penduduk (KTP) sering kali baru disadari saat diperlukan—misalnya ketika hendak mengurus layanan kesehatan, membuka rekening, atau melakukan validasi data di instansi pemerintah. Padahal, KTP yang buram, patah, atau chip-nya tidak terbaca bisa membuat proses layanan tertunda. Karena itu, pemerintah mewajibkan setiap warga untuk segera melakukan penggantian agar data kependudukan tetap valid dan sah.
Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) Kemendagri memastikan bahwa layanan penggantian KTP rusak kini makin mudah diakses. Masyarakat dapat memilih antara layanan online yang tersedia di banyak daerah, atau datang langsung ke kantor Disdukcapil jika membutuhkan verifikasi manual.
Di bawah ini adalah panduan lengkap mengenai cara mengganti KTP rusak, mulai dari syarat, langkah prosedur, hingga tips agar proses berjalan cepat tanpa bolak-balik.
Apa yang Harus Dilakukan Saat KTP Rusak
Kerusakan pada e-KTP tidak selalu disadari sejak awal. Ada yang tiba-tiba memudar, tercetak ganda, warnanya menguning, atau chip elektroniknya tidak lagi bisa dibaca mesin. Dalam aturan kependudukan, kondisi tersebut dianggap cukup untuk diajukan penggantian.
Jenis Kerusakan yang Perlu Penggantian
Beberapa bentuk kerusakan yang biasanya jadi alasan warga mengganti KTP, antara lain:
-
Teks pada KTP mulai buram atau hilang sebagian
-
Plastik laminasi mengelupas atau pecah
-
Foto tidak jelas
-
Chip e-KTP tidak terbaca saat discan
-
Warna kartu pudar atau berubah
-
Elemen keamanan (security printing) rusak
-
Terdapat kesalahan data seperti nama, alamat, atau status
Kerusakan kecil sekalipun bisa berpengaruh. Misalnya, e-KTP yang tidak terbaca mesin reader dapat membuat proses validasi data tertunda di instansi pemerintah maupun swasta.
Dasar Hukum Penggantian KTP Rusak
Penggantian KTP yang rusak diatur dalam beberapa regulasi, di antaranya:
-
Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk.
-
Permendagri Nomor 109 Tahun 2019, yang menegaskan bahwa layanan administrasi kependudukan tidak dipungut biaya alias gratis.
Dirjen Dukcapil, Zudan Arif Fakrulloh, dalam berbagai kesempatan juga menegaskan bahwa masyarakat berhak mendapatkan KTP baru kapan pun dokumen tersebut rusak atau tidak terbaca. “Layanan Adminduk wajib cepat, tepat, dan gratis. Termasuk penerbitan KTP baru untuk warga yang dokumennya rusak,” ujarnya dalam penjelasan resmi yang pernah dirilis Dukcapil.
Regulasi dan keterbukaan informasi inilah yang menjadi dasar kuat bahwa penggantian KTP rusak adalah hak setiap warga negara.
Syarat Mengganti KTP Rusak
Agar proses penggantian berjalan cepat, beberapa dokumen wajib disiapkan terlebih dahulu. Seluruh persyaratan ini dibutuhkan untuk memastikan verifikasi data sesuai dengan database kependudukan nasional.
Syarat untuk Warga Negara Indonesia (WNI)
-
KTP lama yang rusak (dibawa saat pengambilan)
-
Kartu Keluarga (KK) atau salinan KK
-
File digital KTP rusak dan KK jika mengurus secara online
Penyesuaian khusus dapat berlaku di beberapa daerah, namun secara umum dua dokumen utama di atas sudah cukup.
Syarat untuk Warga Negara Asing (WNA) Pemegang Izin Tinggal Tetap
Untuk WNA yang berstatus penduduk tetap, dokumen yang diperlukan antara lain:
-
KTP lama yang rusak
-
Dokumen izin perjalanan
-
Kartu izin tinggal tetap (KITAP)
Petugas Dukcapil biasanya akan menyesuaikan kelengkapan dokumen dengan catatan kependudukan yang terdaftar.
Kenapa Dokumen Pendukung Wajib Lengkap
Dukcapil menggunakan database nasional yang terhubung secara real-time. Jika dokumen tidak lengkap atau tidak sesuai, verifikasi bisa tertunda. Banyak pengajuan ditolak karena foto dokumen buram, ukuran file terlalu besar, atau data di KK dan e-KTP tidak sinkron.
Pejabat Dukcapil sering mengingatkan hal ini dalam edukasi publik. “Pastikan KK yang digunakan adalah versi terbaru, karena data lama sering tidak sinkron dengan database nasional,” jelas salah satu Kepala Dinas Dukcapil kabupaten/kota dalam beberapa sosialisasi pelayanan Adminduk.
Cara Mengganti KTP Rusak Secara Online
Di banyak daerah, layanan online terbukti lebih cepat dibandingkan datang ke kantor. Layanannya tersedia lewat situs resmi Dukcapil, aplikasi layanan daerah, maupun kanal digital lain yang disediakan pemerintah.
Berikut langkah-langkah umumnya:
Akses Situs atau Aplikasi Resmi Dukcapil Daerah
Setiap daerah memiliki portal layanan masing-masing, misalnya:
-
Layanan Adminduk Online (LAO)
-
SIAK Online daerah
-
Website resmi Dukcapil kabupaten/kota
-
Aplikasi layanan masyarakat berbasis Android/iOS
Masyarakat cukup mencari situs resmi Dukcapil sesuai domisili.
Proses Login atau Registrasi Akun
Untuk mengajukan permohonan, pengguna biasanya harus:
-
Login menggunakan NIK, nomor KK, dan kata sandi
-
Jika belum punya akun, pilih Daftar / Registrasi
-
Masukkan data sesuai identitas agar sistem dapat melakukan sinkronisasi
Registrasi diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan identitas.
Mengisi Formulir & Mengunggah Dokumen
Pada menu KTP Elektronik, pemohon akan diminta:
-
Mengisi data sesuai KK
-
Mengunggah scan KTP lama
-
Mengunggah scan KK
-
Menambahkan catatan masalah, misalnya: “KTP buram”, “Chip tidak terbaca”, atau “Kesalahan nama”
Ukuran file biasanya dibatasi antara 200 KB – 1 MB tergantung kebijakan daerah.
Proses Verifikasi dan Waktu Tunggu
Setelah pengajuan masuk, petugas akan melakukan verifikasi:
-
Pengecekan kesesuaian data
-
Pengecekan kualitas dokumen
-
Validasi catatan perbaikan
Di banyak daerah, proses ini memakan waktu 2–3 hari kerja, namun bisa lebih cepat jika antrian tidak terlalu padat.
Jadwal Pengambilan KTP Baru
Setelah permohonan disetujui, pemohon akan menerima notifikasi berisi:
-
Jadwal pengambilan
-
Lokasi pengambilan (kantor kecamatan atau Disdukcapil)
-
Daftar dokumen yang harus dibawa: KTP rusak & salinan KK
Tips Agar Permohonan Tidak Ditolak
-
Gunakan foto dokumen yang terang dan jelas
-
Pastikan data di KK sama dengan e-KTP
-
Hindari menggunakan foto dari kamera depan (mirror)
-
Unggah file sesuai ukuran maksimal
-
Pastikan nomor HP dan email aktif
Cara Mengganti KTP Rusak Secara Offline
Meskipun layanan online semakin berkembang, sebagian masyarakat masih memilih jalur offline. Alasannya beragam: lebih nyaman berbicara langsung dengan petugas, merasa lebih aman dalam verifikasi data, atau layanan online daerah masih terbatas. Cara ini juga sering jadi solusi saat dokumen perlu diperiksa langsung oleh petugas, misalnya ketika kerusakan KTP cukup parah atau ada perbedaan data antara KTP dan KK.
Berikut alur lengkapnya:
Pengurusan Melalui Kelurahan atau Desa
Pada beberapa daerah, pengajuan tetap diawali dari kelurahan atau desa. Pemohon cukup membawa:
-
KTP lama yang rusak
-
Kartu Keluarga (KK)
-
Formulir permohonan (disediakan petugas)
Petugas akan memeriksa kelengkapan berkas, kemudian menerbitkan surat pengantar yang ditujukan ke kecamatan atau Disdukcapil. Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa data pemohon sesuai dengan catatan kependudukan di tingkat desa/kelurahan.
Proses di Kecamatan atau Disdukcapil
Jika daerah menerapkan perekaman dan pencetakan KTP di kecamatan, pemohon bisa langsung menuju ke sana. Namun, di beberapa daerah lainnya, pencetakan hanya dilakukan di Dinas Dukcapil. Biasanya, petugas akan menjelaskan alurnya setelah memeriksa dokumen.
Setiba di kecamatan atau Disdukcapil:
-
Serahkan berkas lengkap
-
Petugas memverifikasi data
-
Karena ini bukan perekaman pertama, pemohon tidak perlu foto ulang atau rekam biometrik
-
Petugas menginput data perbaikan, lalu meneruskan permohonan ke bagian pencetakan
Verifikasi teknis biasanya dilakukan menggunakan sistem SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) yang terhubung langsung ke database nasional.
Prosedur Pengambilan KTP Baru
Waktu pengerjaan tergantung kecepatan layanan daerah. Di kota besar, pencetakan sering bisa ditunggu, sedangkan di beberapa daerah lain memerlukan 1–3 hari. Pemohon cukup membawa:
-
KTP lama yang rusak
-
Tanda bukti permohonan
-
Formulir pengambilan (jika ada)
KTP lama biasanya diminta kembali untuk dimusnahkan demi mencegah penyalahgunaan.
Estimasi Waktu dan Kendala yang Umum Terjadi
Masyarakat sering menghadapi beberapa kendala berikut:
-
Antrian panjang, terutama di hari Senin atau awal bulan
-
Perbedaan data antara KTP dan KK
-
Mesin cetak (printer e-KTP) sedang maintenance
-
Keterbatasan blanko, meski kini kasus ini sudah jauh berkurang menurut laporan resmi Dukcapil
Untuk menghindari antrian, banyak daerah menganjurkan warga datang pagi hari atau menggunakan layanan antrean online apabila tersedia.
Kutipan dan Informasi dari Pihak Resmi
Keberhasilan layanan administrasi kependudukan sangat bergantung pada standar pelayanan publik. Karena itu, Dukcapil secara nasional menekankan pentingnya pelayanan cepat, aman, dan bebas biaya.
Pernyataan Ditjen Dukcapil Kemendagri
Dalam berbagai kesempatan, Dirjen Dukcapil Kemendagri selalu mengingatkan bahwa penggantian KTP yang rusak tidak dipungut biaya. “Semua layanan Adminduk, termasuk penggantian e-KTP rusak, gratis. Jika ada pungutan liar, laporkan kepada kami atau Ombudsman,” ujar Zudan Arif Fakrulloh dalam salah satu keterangan resmi.
Ia juga menegaskan bahwa petugas harus memprioritaskan warga yang membutuhkan layanan urgensi, misalnya:
-
Warga yang membutuhkan KTP untuk layanan kesehatan
-
Pemohon pembukaan rekening bank
-
Warga yang harus mengikuti ujian atau tes CPNS
Dengan adanya aturan ini, masyarakat diharapkan tidak ragu mengajukan permohonan kapan pun mengalami kerusakan dokumen.
Penjelasan Ahli Administrasi Kependudukan
Beberapa pakar pelayanan publik juga menyampaikan bahwa penggantian KTP rusak adalah bagian dari pembaruan data kependudukan yang lebih luas.
Dosen Kebijakan Publik Universitas Indonesia, misalnya, pernah menjelaskan bahwa “Dokumen identitas yang valid berperan penting dalam integrasi layanan pemerintahan. Ketika KTP rusak atau tidak terbaca, sinkronisasi antarinstansi bisa terganggu.”
Artinya, memperbarui KTP bukan hanya kebutuhan pribadi, tetapi juga mendukung akurasi data nasional.
Perbedaan Layanan Online dan Offline
Tidak sedikit warga yang bingung memilih metode mana yang lebih efisien. Berikut perbandingan singkatnya:
Keunggulan Layanan Online
-
Bisa diajukan dari rumah
-
Tidak perlu antre
-
Proses verifikasi cepat jika dokumen jelas
-
Notifikasi status permohonan lebih transparan
Kekurangan Layanan Online
-
Tidak semua daerah memiliki portal digital
-
Sering terkendala server sibuk
-
Dokumen tidak terbaca bisa menyebabkan permohonan ditolak
Keunggulan Layanan Offline
-
Verifikasi langsung oleh petugas
-
Cocok untuk kasus-kasus khusus
-
Lebih jelas alurnya bagi masyarakat yang belum terbiasa digital
Kekurangan Layanan Offline
-
Membutuhkan waktu antre
-
Tidak semua kantor melayani setiap hari
-
Risiko blanko atau printer sedang tidak tersedia
Pemilihan metode sangat tergantung kondisi masing-masing daerah dan kenyamanan pemohon.
Mengapa KTP Rusak Harus Segera Diganti
Kerusakan pada e-KTP bukan sekadar masalah estetika. Ada beberapa dampak langsung yang mungkin muncul jika tidak segera diperbaiki.
Dampak Administratif
-
Menunda pengurusan layanan publik
-
Menghambat validasi data untuk bantuan pemerintah
-
Menyulitkan saat harus memperpanjang SIM atau BPJS
-
Risiko ditolak saat verifikasi digital menggunakan card reader
Dampak pada Layanan Publik & Keuangan
Bank, rumah sakit, hingga kantor pemerintahan memerlukan KTP yang jelas dan terbaca. Ketika dokumentasi rusak, proses:
-
Pembukaan rekening
-
Pengajuan kredit
-
Rawat inap
-
Verifikasi identitas aplikasi digital
bisa tertunda.
Inilah sebabnya penggantian KTP rusak masuk kategori layanan prioritas.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Cara ganti KTP rusak di mana?
Bisa dilakukan di:
-
Website atau aplikasi Dukcapil daerah (online)
-
Kantor kelurahan/desa
-
Kantor kecamatan
-
Dinas Dukcapil kabupaten/kota
Sesuai aturan nasional, penggantian bisa dilakukan di domisili saat ini, tidak harus di tempat penerbitan KTP lama.
2. Berapa lama prosesnya?
-
Online: 2–3 hari kerja
-
Offline: bisa ditunggu atau 1–3 hari tergantung daerah
-
Kasus khusus bisa memakan waktu lebih lama, misalnya jika data belum sinkron
3. Apakah bisa ganti foto saat KTP rusak?
Ya. Pemohon dapat meminta foto ulang jika foto lama terlalu gelap, buram, atau tidak sesuai standar. Biasanya difasilitasi di kantor Dukcapil.
4. Apakah dikenakan biaya?
Tidak. Semua layanan administrasi kependudukan termasuk penggantian KTP gratis.
Penutup
Mengganti KTP rusak kini jauh lebih mudah berkat layanan digital yang disediakan pemerintah. Baik melalui jalur online maupun datang langsung ke kantor Dukcapil, prosesnya relatif cepat asalkan dokumen lengkap dan data di KK sesuai database. Regulasi nasional memastikan seluruh layanan ini gratis dan mudah diakses oleh seluruh warga negara.
Dengan memiliki KTP yang valid, proses administrasi sehari-hari menjadi lebih lancar—mulai dari layanan kesehatan, pendidikan, keuangan, hingga berbagai kebutuhan penting lainnya. Karena itu, jika KTP milikmu mulai buram, pecah, atau chip-nya tidak terbaca, segera lakukan penggantian agar terhindar dari kendala di kemudian hari.
